团队 SaaS 订阅台账：采购、续费和离职交接怎么做
用一份清楚的台账关联服务、席位、负责人和付款凭证。
采购时明确账户归属
为团队购买服务时，先确定工作区、管理员和采购主体，避免把长期服务绑定在临时成员的个人账号上。记录审批范围、计划周期及使用目的，后续新增席位、升级套餐或更换负责人时能够找到原始决定。
台账只放管理所需信息
记录服务名称、工作区、席位、负责人、金额、币种、续费日、卡尾号和账单位置。付款凭据与管理员凭据应按各自权限管理，不能为了方便将完整卡号、密码和恢复码放进同一张共享表格。
| 字段 | 用途 |
|---|---|
| 服务与工作区 | 确认买给哪个团队 |
| 周期与负责人 | 安排续费和审批 |
| 卡尾号与账单号 | 关联付款并查询差异 |
续费前核对实际席位
检查活跃成员、闲置席位和重复工具，再决定保留或调整。席位减少、套餐变化的生效时间以商户说明为准，不能简单按当天人数推算下一笔账单。操作后保存确认信息，并复查下一周期的预计金额。
离职与项目结束要一起交接
交接管理员、账单邮箱和负责人，检查自动续费及未结账单。取消服务在商户端完成，卡片移除或冻结不能代替取消。将最后一笔费用与凭证关联后更新台账，标记服务结束或已转交，让后续同事能够查清每项支出的去向。